#RistoKit 8 – L’ufficio stampa

Ci abbiamo girato intorno e ora eccoci (quasi) alla fine, con un articolo che è centrale e conclusivo rispetto agli argomenti affrontati nel corso di questo #RistoKit: oggi parliamo di Ufficio Stampa per ristoranti, in un post che mentre spiega cosa c’è dietro risponde a domande essenziali, tipo: come si crea un comunicato stampa? Quali sono le foto più richieste? Avete una vostra mailing list?

Risponde Claudio Rascio, Account Director – Social Media & Community Specialist di Ketchum, società di consulenza comunicazione, che ha una vasta esperienza in ambito food, lavorando con clienti come Sanpellegrino, Mars Italia, Pernod Ricard, Generale Conserve, il Consorzio per la Promozione del Caffè. Nel 2013 si è occupata del lancio a Milano de Larte, un nuovo concept di ristorante, ispirato dalla Fondazione Altagamma, che vuole esprimere il meglio dello stile di vita del nostro Paese attraverso l’incontro della ristorazione e dell’arte, dei grandi vini e del design, della cultura e della moda.

di Claudio Rascio

COSA VUOL DIRE “UFFICIO STAMPA”?

Quando si dice che qualcuno si “occupa delle attività di ufficio stampa”, nel nostro caso specifico di un ristorante, si intende che quella persona gestisce il rapporto con i giornalisti delle redazioni di quotidiani, periodici, TV, radio, siti, … per far sì che questi diano visibilità al ristorante in questione, riportando informazioni in modo corretto.

Entrando nel concreto, gestire il rapporto con i giornalisti si traduce in diversi compiti:
* creare e mettere a disposizione dei media – attraverso comunicati e cartelle stampa, immagini, … – tutte le informazioni e i materiali necessari per comunicare novità, iniziative, offerte ed eventi del ristorante;
* assicurarsi che tutte le informazioni e i materiali siano sempre corretti e il più possibile aggiornati;
* organizzare visite e interviste. Infatti a volte il giornalista può aver bisogno di visitare il ristorante per fare delle riprese video o delle foto, per provare la cucina se deve scrivere una recensione oppure per intervistare il proprietario, lo chef o un membro dello staff se ha la necessità di approfondire un argomento in particolare. Organizzare questi momenti è compito dell’ufficio stampa;
* creare, aggiornare e arricchire la “mailing list”, ovvero la lista con tutti i riferimenti dei giornalisti per inviare loro le informazioni sulle novità del ristorante, coinvolgerli in eventi ed iniziative.

I PRINCIPALI STRUMENTI DELL’UFFICIO STAMPA

Ci sono alcuni strumenti assolutamente essenziali per poter gestire in modo efficace il rapporto con i media: il comunicato stampa, la cartella stampa, il materiale fotografico, la mailing list.

IL COMUNICATO STAMPA

Si tratta di un testo sintetico che riporta le informazioni relative a un argomento in particolare: ad esempio il lancio del nuovo menu stagionale, un evento o una serie di serate tematiche organizzate all’interno del locale, un’offerta speciale… In genere è al massimo poco più lungo di una pagina se scritto in Word.

Il comunicato stampa è composto da questi elementi:
* il titolo, che deve essere chiaro e interessante per chi lo legge;
* il sottotitolo che dia qualche dettaglio in più e attiri l’attenzione, facendo venir voglia di leggere tutto il resto;
* il testo vero e proprio del comunicato, che deve contenere le informazioni che si vogliono comunicare;
* la data, il logo del ristorante, il link al sito web e ai canali sui social network (se si hanno);
* i contatti dell’ufficio stampa (indirizzo e-mail e numero di telefono).

Per essere sicuri di inserire nel comunicato stampa tutte le informazioni necessarie, ci si può affidare alla regola delle 5 W del giornalismo.
* Who, ovvero il soggetto, chi o cosa è il protagonista delle informazioni che stiamo comunicando;
* What, l’informazione principale che vogliamo comunicare con i dettagli più importanti: un evento, un menu, un nuovo piatto, …
* When: quando succederà, in che periodo, per quanto tempo;
* Where: l’indirizzo, il nome del ristorante o dei ristoranti coinvolti, come arrivarci;
* Why: il motivo per il quale succede o si svolge la cosa che vogliamo comunicare.

Al di là di queste nozioni più tecniche, è molto importante sottolineare sempre gli aspetti che possono rendere interessante ciò che si sta comunicando: se ad esempio l’argomento è il nuovo menu del ristorante della stagione invernale, non bisognerà solo dire quali sono i piatti e quando saranno disponibili, ma si potrà anche illustrare il motivo per cui lo chef ha scelto particolari ingredienti, se si è ispirato a qualche trend locale o internazionale, se c’è un leit motiv che caratterizza l’interno menu… tutti i dettagli che possono rendere curioso quello che si intende comunicare e invoglino a continuare la lettura.

LA CARTELLA STAMPA (O PRESS KIT)

La cartella stampa in genere è un documento che raccoglie una quantità molto più ampia di informazioni rispetto a un comunicato stampa. Mentre quest’ultimo in genere è focalizzato su un evento, una novità o un’iniziativa in particolare, la cartella stampa in genere ha proprio la funzione di raccogliere più comunicati stampa e altri materiali che si vogliono far avere al giornalista.

Nel caso di un ristorante, la cartella stampa può contenere:
* uno o più comunicati stampa che spiegano eventi, il menu, iniziative in corso;
* un testo che racconti la storia del ristorante e la filosofia che ne sta alla base;
* la biografia dello chef;
* brochure, leaflet e volantini che contengono altre informazioni interessanti.
* Questi sono solo alcuni esempi, a seconda delle necessità si può decidere quali materiali aggiungere o togliere.

IL MATERIALE FOTOGRAFICO

Le immagini sono importanti perché aiutano a colpire l’attenzione del lettore, incuriosirlo e fare in modo che si ricordi più facilmente del ristorante.
Talvolta i giornalisti mandano un fotografo della redazione a fare le foto o vengono loro stessi a farle. Non sempre però ne hanno la possibilità, quindi spesso preferiscono ricevere immagini già utilizzabili per la pubblicazione dall’ufficio stampa.
Se non si ha materiale fotografico, si rischia che l’articolo non venga pubblicato oppure che si parli del ristorante ma senza immagini che lo rappresentano.
Le immagini che vengono richieste più di frequente sono quelle dell’esterno e dell’interno del locale, dei piatti del menu e talvolta dello chef. Potersi affidare a un fotografo è la scelta migliore nella maggior parte dei casi, altrimenti si può provare a fare da sé. In tal caso è importante tenere in considerazione che le foto devono essere in alta risoluzione, cioè avere minimo 300 DPI, quindi in genere bisogna farle con una macchina fotografica e non con lo smartphone.
Per capire se un’immagine ha almeno 300 DPI, è sufficiente guardare le “Proprietà” del file.

LA MAILING LIST (O MEDIA LIST)

La mailing list è un file, in genere in Excel, dove vengono inseriti i contatti dei giornalisti. È uno degli strumenti essenziali per chi si occupa di ufficio stampa, perché il lavoro consiste proprio nell’inviare ai giornalisti le informazioni e mantenere un rapporto con loro per assicurarsi che siano al corrente delle novità che vengono comunicate. È quindi importante che sia sempre aggiornata e che sia arricchita mano a mano di nuovi contatti.

Domani proviamo a tirare le conclusioni, e a fornire qualche altro spunto utile!