Perché ho scelto di collaborare con un’assistente virtuale

La scorsa settimana ho avuto un confronto di un’ora con la mia nuova assistente virtuale, Antonella Cafaro: abbiamo parlato del lancio delle nuove Food Masterclass.
[Sì, sono uscite le nuove date e i programmi dei nuovi corsi: 10 masterclass per diventare il Massimo Bottura della comunicazione food. Se siete curios3, trovate tutto qui: il mio consiglio è di iscrivervi alla lista di attesa del corso o dei corsi che vi interessano. Saprete un giorno prima degli altri la data esatta di lancio].

Dicevamo: ho trascorso più di un’ora per raccontare ad Antonella tutti i passaggi che avrebbe dovuto curare per le Food Masterclass. Nei giorni prima avevo organizzato tutto il materiale perché fosse autonoma, organizzando accessi, cartelle e file. Le ho spiegato il flusso di lavoro, che condividerò qui con voi: qui vi racconto la mia esperienza, pensando a chi si trova oberatə di mail e burocrazia e sente il bisogno di alleggerirsi.

Cosa fa un’assistente virtuale

Per capire quali sono le attività di un’assistente virtuale, vi lascio le parole di Antonella, che invita ad affidarle

le attività che non sono strategiche per te: fatture, preventivi, archivio e back office amministrativo sono un peso che non vedi l’ora di toglierti.

Ho conosciuto Antonella grazie al passaparola di Chiara Battaglioni: abbiamo avuto un primo confronto telefonico, dopo il quale mi ha inviato un preventivo chiaro e limpido, e abbiamo finalizzato la collaborazione.

Perché ho cominciato a collaborare con un’assistente virtuale

Nel 2020 ho creato due corsi miei: Food Writing e Instagram Content Strategy. Ho cominciato a gestire un database, ad aumentare di molto il numero di fatture, a inviare e ricevere più mail: tutto fattibile.
Alla fine del 2020 ho lanciato la prima edizione delle Food Masterclass, 8 corsi (che ora sono 10) verticali sulla comunicazione food tenuti da me e da altre docenti: si è ampliato il database, è cresciuto ancora di più il numero di fatture e ho inviato non so più quante mail.

Ho costruito un flusso di lavoro che mi permettesse di non perdere pezzi e insieme di avere del tempo da dedicare ad altri lavori: ho usato i modelli di Gmail, ho creato dei prodotti per i corsi, ma ecco: non solo ho commesso alcuni errori ma la gestione amministrativa delle Food Masterclass mi ha sotterrata.

Alla fine della prima edizione ho fatto i conti: ho indagato su quanto ho guadagnato al netto delle spese per l’ecommerce e il costo delle docenti: la cifra finale non rifletteva per nulla la quantità enorme di tempo investita per la gestione dei corsi.
Se avessi lavorato per la stessa cifra con un cliente esterno, avrei detto: non ne vale la pena, e lo avrei mollato. Ho quindi cercato un modo per avere più tempo per far crescere il valore dei corsi, e per occuparmi di attività più remunerative: è arrivata così la scelta di cercare un’assistente virtuale.

Di cosa si occuperà l’assistente virtuale

Antonella si occuperà di aggiornare il database corsisti, della fatturazione e della gestione delle email per chi compra una Food Masterclass.
In pratica – e qui vi racconto anche cosa c’è dietro la gestione di un corso – si occuperà di:

  • Inviare la conferma dell’avvenuta iscrizione
  • Inserire il nominativo e i dati della persona iscritta nel database dei corsi
  • Monitorare il flusso delle persone iscritte, fino alla chiusura delle iscrizioni
  • Creare la scheda cliente nel gestionale di fatturazione, emettere fattura e inviarla alla persona iscritta

A ridosso dei corsi, si occuperà di

  • Aggiornare un file che uso come registro: ci sono tutti i link, il numero degli iscritti, gli assenti, e altre informazioni utili
  • Mandare mail con le informazioni per seguire il corso
  • Inviare le mail post corso, con le slide e i link utili
  • Inviare le mail post Q&A, con materiali relativi

Io continuerò a gestire

  • I link Zoom per i corsi e Q&
  • Le cartelle Drive con le slide e gli esercizi delle persone iscritte alle Masterclass
  • La comunicazione con le docenti

Costi e investimenti

Prima di Antonella, e quindi per tutta la durata dell’ultima edizione delle Food Masterclass, dal lancio fino ai corsi, ho dedicato alle Masterclass dalle 2 alle 4 ore al giorno, e ho lavorato tutti i sabati per 3 mesi: tantissimo tempo, che su ho provato a spiegarvi dicendovi del flusso di lavoro.

Per sostenere questo investimento e rendere i corsi più remunerativi, ho portato tutti i corsi a 79€, contro i 69€ di prima: è un aumento minimo, che non escludo aumenterà ancora.

Da una parte il valore dei corsi è immenso: lo dicono tutte le persone che hanno partecipato alle Food Masterclass. Non tutte, ovvio: c’è uno 0,01% insoddisfatto, ma ho messo in conto di non poter piacere a tutt3. Ho cominciato a organizzare corsi senza averlo mai fatto prima, e decidere il valore dei corsi è qualcosa su cui sto lavorando anche io.
Dall’altra parte c’è il pubblico dei corsi: ci sono le persone che sono già delle professioniste, il che implica una consapevolezza del valore degli investimenti, e insieme a loro persone che sono semplici appassionate, che magari sarebbero spaventate da un prezzo più alto.
C’è che tutt3 loro mi raccontano di benefici effettivi e reali, e del valore delle Masterclass rispetto ad altri corsi: quindi sì, sto facendo diverse valutazioni.

Tenere alto il livello dei corsi richiede un investimento su più fronti: Antonella è uno degli elementi, insieme alle docenti, ai costi informatici, di commercialista e così via. Ho l’obiettivo di fare sempre meglio, e se questo costerà di più cercherò di raccontarvi i motivi che stanno dietro certe scelte.

Essere in grado di delegare

L’ultimo tassello di questo discorso legato all’assistente virtuale è quello che ha a che fare con una domanda: che tipo di capə sei? Quanto sei capace di delegare?
Ecco: io sono un pessimo capo, così come ho raccontato al talk del Freelance Camp di quest’anno. Faccio fatica a spiegare cosa voglio ottenere quando si parla di comunicazione sui miei progetti e mi piace continuare a gestire gli aspetti più creativi. Sono molto puntigliosa e insieme ho paura di non fare le cose alla perfezione, per cui ti sto sempre sul collo. Ho anche poca esperienza come capa, e solo ora, dopo 3 anni di terapia, sto cominciando ad avere un rapporto sereno con l’assertività e il controllo.

Ho quindi scelto di crescere delegando orizzontalmente: collaboro con persone che hanno la mia stessa seniority ma specializzazioni diverse, con cui mi divido i compiti, e delego ambiti del lavoro a persone che sono già autonome. Persone come Antonella, a cui spiego il mio flusso di lavoro ma da cui sono curiosa di imparare, perché non posso e non voglio essere specializzata in tutto.

E quindi: questa nuova edizione delle Food Masterclass sarà un nuovo banco di prova in termini di investimenti e salti in avanti. Se siete curios3, andate, spulciate e iscrivetevi alla lista di attesa: manca pochissimo!

[Photo by fotografierende on Unsplash]

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