Come pubblicizzare un evento

Quando ho cercato il titolo per questo post, il primo è stato: come comunicare un evento se volete farlo sapere alle persone.
Perché il dubbio che esistono persone che organizzano un evento e non pensano a come pubblicizzarlo ogni tanto viene: curare la gestione di un evento non prescinde dal promuoverlo.

Di più: se fate mille sforzi per creare un evento con dei contenuti bellissimi e lasciate la comunicazione in secondo piano, saranno dei contenuti sprecati.

Non tiriamola per le lunghe: da quando vivo a Torino ogni tanto mi assale lo sconforto.
Quanto questa città mi ha dato gioie per il cibo, gli amici, i panorami, la qualità della vita, così mi ha deluso tantissime volte per la sua scarsa capacità di inclusione e la bassa capacità di comunicare eventi e iniziative.

Mi sono chiesta a lungo il motivo per cui se vivo in una città e ho certi interessi, non vengo a conoscenza di eventi che si intersecano con quegli interessi: ci sono motivi che hanno a che fare con la mia persona – alcune agenzie sono convinte che partecipi a iniziative solo per soldi, sto sulle scatole a persone che lavorano nel mondo del turismo, mi reputano una concorrente a livello professionale -, e altri generali, che sono quelli di cui vorrei parlare.

E che si riassumono in una frase: molto spesso chi organizza eventi se ne sbatte dei tuoi interessi.

Qui di seguito parlerò quindi di due elementi strategici e di un paio di consigli più operativi, con un assunto: se ignorate i primi, i secondi saranno una nuova mossa nel vuoto.

2 mosse infallibili per promuovere il tuo evento

(Che belli sono questi titoli così incredibili?)

1. Conosci chi partecipa

Chiunque si occupi di piani di comunicazione e di marketing, ha in mente che per progettare prodotti, campagne, messaggi, devi avere in testa qualcuno a cui rivolgerti: delle persone che hanno degli interessi, che sono influenzate da altre persone, che preferiscono ricevere i messaggi in un modo o in un altro, che hanno la casella della posta colma o meno e di quali tipi di email.
Persone che cercano le informazioni in maniera attiva, su determinati media, attirati da qualcosa.
Sono domande, ripeto, che chi fa comunicazione si pone prima di cominciare ogni attività: sapere a chi vuoi parlare ti permette di farti capire dalle persone a cui vuoi vendere, di emozionarle, di farti ricordare.

Lo stesso discorso vale per chi organizza eventi: a chi stai parlando? Chi vuoi che sappia del tuo evento? Prova a disegnare gli identikit delle persone che vorreste che partecipassero al vostro evento: a chi danno retta? Leggono giornali o stanno su Instagram? Quali influencer o blogger seguono? Vivono in periferia o in centro?

Una volta che ci siamo fatti questa idea, e il conto delle risorse che abbiamo, possiamo pensare a un piano media efficace: magari scopriremo che investire sulla stampa non serve e che vale la pena fare delle sponsorizzate su Instagram, o che creare un evento su Facebook è utile più di una newsletter.

2. Non ci sono pacchetti uguali per tutti

Che è un po’ la conseguenza del punto primo: se ogni evento va comunicato a seconda delle esigenze dei partecipanti, trovate uno o una squadra di collaboratori che sia in grado di comprenderle, includerle, soddisfarle.
Soprattutto quando parliamo di eventi aperti, come manifestazioni di media grandezza, o super verticali: gli eventi sono occasioni di breve durata, e che hanno come obiettivo la partecipazione e la copertura lato articoli e post. Per riempirli, per avere una rassegna con cui vendere l’evento agli sponsor, per far felici gli sponsor.

Quando risparmiate scegliendo un collaboratore che costa poco, o vi mettete nelle mani dell’esperto social che apre un profilo Instagram il giorno prima dell’evento e ci mette solo foto brutte, non state rischiando solo che un evento vada male: vi state giocando la possibilità di ripeterlo, perché i risultati del primo saranno scarsi.

E poi, un po’ di consigli pratici per promuovere il tuo evento

Devo creare un evento facebook?

Un evento Facebook oggi come oggi è una gran cosa: funziona da promemoria per la data, l’ora e il luogo dell’evento, è facile da condividere, crea un effetto sasso nello stagno tra le proprie cerchie.
È anche un bellissimo modo di essere targettizzati: da partecipante, ora riesco a trovare eventi interessanti perché Facebook mi propone iniziative simili per luoghi, o a cui le mie cerchie partecipano. Per il resto, vi lascio all’ottimo post di Veronica Gentili.

Le ads social funzionano?

Sì, sì, e poi sì, calibrando l’investimento a seconda dei ragionamenti che abbiamo fatto prima: ottimi esempi sono TorinoStratosferica, le OGR, Open House, Torino GraphicDays.

E Instagram?

Vale la pena aprire un account Instagram per un evento? La risposta è secca: solo se è un evento ricorrente, o che fa parte di un piano di comunicazione più ampio. Sennò è come piantare un seme che non potrà altro che crescere storto.

Perché coinvolgere gli influencer?

Anche qui una premessa: come non esiste un influencer per tutte le stagioni, figuriamoci per tutti gli eventi. Pianificare quali sono gli obiettivi del tuo evento serve a capire quale influencer coinvolgere, con quali attività, e anche con quali tempi. Magari stai organizzando una manifestazione o la tua partecipazione a una fiera: puoi coinvolgere un team di influencer in linea con i tuoi valori per fargli fare un’attività durante l’evento, o commissionare dei blog post un mese prima dell’evento per cominciare a parlarne.

Ufficio Stampa: come e perché?

Per questa parte ho chiesto aiuto alla mia amica Francesca Bartoli, referente ufficio stampa di Comunicattive, che cura clienti come Berberè e molte altre realtà e iniziative super interessanti.

La cosa bella è che Francesca condivide il mio punto di vista:

Per gli eventi non esiste – se mai è esistita – l’opzione di invitare persone senza un ragionamento dietro. Il rischio poi è che le persone che arrivano non trovano quello che si aspettano, che gli piace.
Devi quindi capire chi è la persona che vuoi che venga all’evento, e cosa legge, che notizia può interessarlo

Quando l’ufficio stampa può essere utile per un evento?, le chiedo.
Francesca mi illumina subito:

Collaborare con un ufficio stampa non serve solo a portare persone ma a dare credibilità all’evento, accreditarlo presso un pubblico preciso, qualificato.
Per ogni evento è utile che ci sia un mix tra ufficio stampa e altri professionisti, ma alla base c’è un ragionamento di marketing e comunicazione che fissa gli obiettivi e aiuta a raggiungerli. È importante quindi dare tempo al briefing iniziale, e cioè: reperire tutte le informazioni così da delineare una strategia e un timing giusto di azione sui media, da condividere con tutti i soggetti coinvolti

E ancora

Non sempre un evento di per se è notiziabile, il lavoro dell’ufficio stampa è proprio quello di costruire la notizia, di trovare cosa è utile per il/la giornalista e per il lettore: per questo il nostro lavoro è di tipo sartoriale.
Al di là della costruzione e dell’invio del comunicato (che deve essere diverso in base al media che andiamo a coinvolgere), quello che conta è dialogare con il giornalista, coltivare la relazione e discutere insieme della notizia.

E poi: due elementi che sono discriminanti per il lavoro da ufficio stampa!

1. Il recall, nei tempi giusti dopo che è stato inviato il comunicato stampa. Questo è fondamentale non solo per sapere se il giornalista è interessato alla notizia, ma anche, nel caso lo sia, per affiancarlo nel taglio che vuole dare. Il recall, le chiamate e le email che seguono servono aiutarlo in questo, nei tempi giusti. Il recall serve anche per invitare la stampa all’evento stesso.
   Finito l’evento, poi, è buona norma mandare un comunicato stampa che riassume ciò che è successo, così che anche il/la giornalista che non è potuta venire sia informata (e magari ne tenga conto nell’edizione successiva).
2. Foto, tante foto, belle foto: fornire foto diverse ai giornalisti valorizza il loro lavoro, e poi diciamolo: senza foto belle, oggi è molto difficile comunicare.

Le tempistiche

Se organizzate un evento che si tiene il venerdì, e l’invito parte il martedì, state sbagliando qualcosa.
Per l’ufficio stampa, Francesca mi dice che si muove almeno 3 o 4 mesi prima dell’evento, per arrivare a 3 giorni prima nel lavoro con i quotidiani.

Io concordo: qualsiasi strada voi scegliate – social, carta, affissioni -, interessare le persone al vostro evento è un lungo percorso, che ha come obiettivo quello della partecipazione.
Non si risolve in una mail, non si ottiene con poca attenzione, non prescinde dalla comprensione di cosa interessa al vostro pubblico.

[Photo by Sagar Patil on Unsplash]